Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải đối mặt và đưa ra rất nhiều quyết định. Chọn một địa điểm tổ chức là một trong những quyết định sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến sự kiện của bạn. Ngày diễn ra sự kiện, thái độ phục vụ, những trải nghiệm của khách mời,… tất cả các yếu tố đều bị chi phối bởi địa điểm. Điều này nghe có vẻ đáng sợ và khó khăn, tuy nhiên bạn không cần cảm thấy như vậy. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra một số điều cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu, cân nhắc và làm tốt hơn nhé!
Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Thời điểm tìm kiếm địa điểm tổ chức event
Bạn nên tìm địa điểm tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt, nếu bạn đã xác định và hiểu rõ được 3 yếu tố sau: Ngân sách cho sự kiện, quy mô tổ chức và yêu cầu về không gian. Việc đặt địa điểm trước ít nhất là 4 đến 6 tháng là lời khuyên của Riverside Palace dành cho bạn. Còn khoảng thời gian sau đó sẽ dành để lên kế hoạch cho những việc quan trọng khác, chẳng hạn như kịch bản chương trình, tài liệu, trang web, phục vụ ăn uống, các hoạt động tổ chức,…
Những điều cần lưu ý khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức
Đối với các sự kiện mang tầm cỡ địa phương, bạn có thể lựa chọn các địa điểm nằm trong khoảng cách giữa nhà và nơi làm việc. Tuy nhiên nếu sự kiện của bạn có nhiều khách mời từ những tỉnh thành, khu vực khác nhau thì việc lựa chọn một địa điểm gần các sân bay, bến xe nên được ưu tiên. Và hơn hết địa điểm đó phải nằm trên những cung đường có giao thông thuận tiện cho việc di chuyển.
Địa điểm tổ chức sự kiện thuận tiện di chuyển
Bãi đậu xe
Đây là một yếu tố rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện của bạn. Bạn cần xem xét xem địa điểm tổ chức event mà mình lựa chọn có bãi giữ xe hay không, tối đa chứa được bao nhiêu chiếc xe, để có thể đảm bảo tất cả khách mời đều thuận tiện trong việc gửi xe. Tuy nhiên, nếu địa điểm đó không có bãi giữ xe, bạn có thể đưa ra một số lựa chọn thay thế như:
- Đặt một bãi giữ xe ngoài gần địa điểm tổ chức
- Cung cấp thông tin và chỉ dẫn để khách mời biết về bãi giữ xe ngoài
Dịch vụ và sự tiện nghi
Địa điểm có cung cấp bàn, ghế, khăn trải bàn, hệ thống âm thanh ánh sáng, màn chiếu phù hợp với sự kiện của bạn hay không, đây là một vấn đề vô cùng quan trọng cần xem xét. Hay địa điểm có nhân viên dọn dẹp hay không, nếu địa điểm không có bạn cần đưa ra và lựa chọn một số phương án khác cho phù hợp hơn. Một số địa điểm sẽ cung cấp các thiết bị nghe nhìn tích hợp phục vụ cho việc tổ chức hoạt động, tuy nhiên yếu tố này không phải địa điểm nào cũng cung cấp cho khách hàng. Vì vậy bạn cần phải nắm thông tin để có thể tự chuẩn bị và mang theo trong tình huống không được cung cấp sẵn.
Địa điểm tổ chức sự kiện có dịch vụ tiện nghi
Nội thất bên trong địa điểm
Bạn cần đặc biệt chú ý đến trang trí bên trong địa điểm tổ chức event. Phong cách kiến trúc và nội thất của địa điểm truyền tải điều gì, có phù hợp với mục đích và kiểu cách sự kiện của mình hay không. Nếu sự kiện của bạn là đám cưới, buổi dạ tiệc thì sẽ cần những nội thất, kiểu bày trí khác với hội chợ, hội thảo, hội nghị,…
Chi phí tổ thuê địa điểm
Chi phí là một vấn đề quan trọng bậc nhất mà các nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm khi lựa chọn địa điểm. Bạn cần đảm bảo rằng địa điểm ấy có chi phí phù hợp với ngân sách tổ chức và hạn chế tình trạng vượt quá ngân sách cho phép. Hoặc bạn có thể thương lượng với đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện để thuê dịch vụ với một mức giá tốt hơn.
Trên đây, nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace vừa chỉ ra những điều bạn cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Chúng tôi hy vọng với những thông tin trên bạn có thể chuẩn bị và lựa chọn cho sự kiện sắp tới của mình một địa điểm tốt và phù hợp nhất.
>>>> Tư vấn chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới.