Bạn nên đầu tư chi phí gì cho hội nghị tại các Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM?

Để tổ chức thành một buổi hội nghị, hội thảo thì các bước quan trọng như thuê được trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM ưng ý sau đó là lên ý tưởng, kịch bản đến cả tập dợt, chạy chương trình là rất quan trọng. Việc có thêm những dịch vụ khác phục vụ cho nhu cầu giải trí, ẩm thực hay phục vụ cho chính buổi hội nghị đó cần phải có là vấn đề cần thiết. Vì vậy qua bài viết này hãy cùng tìm hiểu những dịch vụ nào cần trả thêm một khoản phí để có được chất lượng tốt hơn nhé!

Một số dịch vụ cần trả phí cho buổi hội nghị thêm đa dạng

Nhân sự điều hành hội nghị

Sự thành công của buổi hội nghị, hội thảo cần có một người điều phối sự kiện chuyên nghiệp. Nếu đơn vị tổ chức hội nghị của bạn không có người điều phối thì việc bạn phải bỏ ra một khoản chi phí để thuê người được xem là người giám sát mọi thứ. Họ là người sẽ điều khiển chương trình xuyên suốt từ đầu đến cuối, điều hành mọi nhân sự theo một thể thống nhất và xử lý mọi sự cố có thể phát sinh. Một vị trí quan trọng mà bạn nên thuê người có kinh nghiệm cao để đứng ra điều khiển hội nghị, hội thảo của bạn.

Hệ thống trang thiết bị

Thông thường, các hội trường nơi tổ chức sẽ không có đầy đủ các trang thiết bị cho những chương trình có quy mô lớn và cầu kỳ về khâu tổ chức. Bạn sẽ phải thuê những thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, đèn LED,… để cho các khách mời trải nghiệm tốt nhất. Vì vậy, không nên thuê các thiết bị chất lượng thấp, hãy sẵn sàng bỏ ra một khoản tiền để thuê chất lượng cao cũng sẽ tăng thêm sự thành công cho hội nghị của bạn.

Xem thêm: Một số lưu ý bạn cần biết khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị

Các trang thiết bị là rất quan trọng cho một buổi hội nghị, hội thảo thành công

Người dẫn chương trình

Với những chương trình có quy mô lớn cần có sự đầu tư bài bản, hãy thuê một người dẫn chương trình chuyên nghiệp để truyền tải hết những nội dung của buổi hội thảo. Với ngữ điệu, giọng nói và cách ứng xử của mình thì người dẫn chương trình chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn đáng để bạn bỏ chi phí để thuê.

Giải trí

Nếu buổi hội nghị của bạn đã lên kế hoạch mang hơi hướng học thuật hoặc lý thuyết quá nhiều, hãy thêm vào những tiết mục văn nghệ đầu và giữa giờ để các khách mời thư giãn đầu óc hơn. Hãy lựa chọn các đoàn vũ công chuyên nghiệp biểu diễn nhảy, múa và hát cho các chương trình có quy mô và đầu tư kỹ càng.

Đầu tư vào các tiết mục văn nghệ cũng là mục bạn nên lưu tâm khi lựa chọn Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM 

Thiết kế, in ấn

Tất cả các vật tư thiết kế như poster, backdrop, banner, standee, cổng chào, thiệp mời,… đều cần một bên thiết kế và in ấn đạt chất lượng nhất định. Đây có lẽ là mục dịch vụ bắt buộc đối với mỗi sự kiện, hội nghị vì thế việc tốn ngân sách vào dịch vụ này cũng không phải là điều khó hiểu.

Teabreak hoặc ăn nhẹ

Vào thời buổi hiện nay, tiệc teabreak nhẹ vào giữa hoặc cuối các buổi hội nghị đang là xu hướng để làm các sự kiện thêm đa dạng, giúp khách mời có thời gian trải nghiệm hơn, cùng nhau trò chuyện, ăn bánh, uống trà. Với teabreak, chi phí bỏ ra hầu như sẽ dùng cho việc phục vụ trà, bánh ngọt hoặc trái cây.

Teabreak đang dần trở thành xu hướng trong các buổi sự kiện, hội nghị

Ngoài các dịch vụ cần sự đầu tư này ra, còn nhiều những chi phí phục vụ cho một số mục khác mà có lẽ bạn cũng cần lưu tâm như:

• Thuê đội ngũ nhân sự phục vụ tại hội nghị
• Đầu tư chi phí quà tặng cho các khách mời tham dự
• Các chi phí phát sinh trong lúc diễn ra hội nghị

Lời kết

Trên đây là một số thứ mà có lẽ bạn và đơn vị tổ chức là các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM nên thêm vào bảng ngân sách dự trù chi phí cho buổi hội nghị của mình. Hy vọng những mục đã được nêu ra sẽ giúp bạn tổ chức buổi hội nghị thêm sự đa dạng và các khách mời cũng sẽ có nhiều trải nghiệm và hài lòng hơn.