Tổ chức sự kiện hội nghị an toàn và thành công trong mua dịch bệnh

Dịch bệnh kéo dài khiến việc tổ chức các buổi sự kiện hội nghị bị giới hạn nhiều. Tuy nhiên, trong bối cảnh này thì ta cần một sự thích ứng linh hoạt để vừa đảm bảo an toàn cộng đồng vừa có một sự kiện thành công. Sau đây là những chia sẻ của trung tâm hội nghị Riverside Palace về một số lưu ý cho tổ chức sự kiện an toàn trong mùa dịch.

Địa điểm tổ chức với không gian bố trí rộng rãi

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một sự kiện hội nghi là địa điểm tổ chức. Đặc biệt trong thời kỳ dịch phức tạp như bây giờ thì nơi tổ chức cần là không gian mở, thoáng đãng và rộng rãi. Chỉ như vậy mới có thể đảm bảo quy định giãn cách của bộ y tế.

Tổ chức sự kiện tại địa điểm rộng rãi

Vị trí chỗ ngồi của khách cần phải tính toán khoảng cách theo quy định. Nhằm kiểm soát các vị khách tham gia thì nên có tên đánh dấu theo chỗ ngồi, để nhân viên có thể hỗ trợ kịp thời. Ngoài ra, ban tổ chức nên chuẩn bị những biển hướng dẫn cụ thể để khách mời di chuyển thuận tiện và nhớ đảm bảo an toàn cho bản thân như tránh tụ tập, rời khỏi vị trí được sắp xếp.

>>>>  Riverside Palace – Trung tâm hội nghị với hội trường rộng lớn có đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật cho sự kiện mùa dịch.

Giới hạn danh sách người tham dự sự kiện

Tránh tụ tập đông người đã là một quy định mà nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn cho người dân. Việc giảm số lượng khách mời cũng sẽ giúp nhà hàng giảm năng suất hoạt động, tiết kiệm ngân sách và giảm nguy cơ lây nhiễm bệnh cho người tham dự. Những người tham dự sẽ được lưu thông tin, khai báo y tế và có giấy xác nhận đã tiêm đủ hai mũi vaccine. Ban tổ chức cần kiểm tra người tham dự có đầy đủ những tiêu chí trên để đảm bảo an toàn cho sự kiện nói riêng, và xã hội nói chung.

Giới hạn khách mời tham dự trung tâm hội nghị

Đảm bảo an toàn theo yêu cầu của Bộ Y Tế

Trong bối cảnh phức tạp của bệnh dịch thì đây là những thủ tục không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức sự kiện. Lưu ý khử khuẩn hội trường, không gian tổ chức sự kiện, đặt bình xịt khuẩn ở những nơi có nhiều sự tiếp xúc như tay vịn cầu thang, tay nắm cửa, nút thang máy,… Như vậy sẽ giúp người tham dự chú ý và sử dụng để đảm bảo an toàn cho bản thân. Hơn nữa là nhân viên tổ chức và điều phối hoạt động trong sự kiện cũng phải được trang bị các phương tiện bảo hộ đầy đủ như khẩu trang, kính chống giọt bắn. 

Đảm bảo an toàn theo quy định của Bộ y tế

Thay đổi hình thức tiệc ăn buffet truyền thống

Vào những năm trước thì các hội nghị thường sẽ tổ chức tiệc buffet bởi sự tiện lợi, đa dạng món ăn và sự đẳng cấp của nó. Tuy nhiên, bây giờ chỉ nên ưu tiên những suất ăn phục vụ cá nhân tại chỗ. Khách mời không cần phải di chuyển xung quanh và giữ khoảng cách với những vị khách khác. Từ nhân viên cho đến khách mời nên được phổ biến thông tin về cách phụ vụ nhằm đảm bảo an toàn cho mọi người xung quanh. 

Chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro

Một sự kiện hội nghị được tổ chức vào thời điểm này sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro, vì thế mà doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết. Cần chuẩn bị trước cho những trường hợp cấp cứu hay phòng cách ly đối với những người có triệu chứng ho, sốt, khó thở. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần có kế hoạch cho việc trì hoãn thời gian tổ chức và thông báo với người tham dự để họ yên tâm. Khi có một kế hoạch quản lý rủi ro kỹ lưỡng và chi tiết sẽ giúp bạn bình tĩnh xử lý các vấn đề nhanh chóng.

Chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp 

>>>> Tổ chức sự kiện hội nghị mà không cần lo nghĩ đến rủi ro với dịch vụ của Riverside Palace.

Trong những năm gần đây thì việc thích nghi và sống chung với dịch Covid-19 đã là điều nhiều người phải làm. Nhằm có một sự kiện an toàn và thành công thì cả người tổ chức lẫn người tham dự đều phải tuân theo những quy định phòng dịch. Đây là nghĩa vụ và trách nhiệm chung của toàn xã hội. Hi vọng những chia sẻ của Trung tâm hội nghị Riverside Palace đã giúp ích cho quý công ty trong quá trình tổ chức sự kiện thời d