Lưu ý gì khi tổ chức sự kiện ngoài trời?
Tổ chức sự kiện trong nhà đã khó, tổ chức sự kiện ngoài trời lại là việc khó khăn hơn. Để sự kiện được diễn ra thành công, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn một số lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời, nhất là địa điểm tại bãi biển. Hy vọng người quản lý event sẽ biết cách sắp xếp mọi việc thật logic và sáng tạo.
Địa điểm
Có thể nói việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài bãi biển là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến 20% sự thành công của sự kiện. Nếu là sự kiện được tổ chức ngoài bãi biển thì bạn nên lựa chọn những khách sạn, resort nằm bên biển để thuận lợi nhiều hơn. Nếu bạn thuê địa điểm là một khu vực trống thì sẽ rất bất tiện cho việc sắp xếp, vẩn chuyển và tổ chức tiệc.
Thời tiết
Thời tiết là yếu tố phức tạp, ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của một sự kiện được làm ngoài biển. Thêm nữa, tiệc được diễn ra vào tháng 7, 8, 9 hàng năm thì thời tiết sẽ rất đẹp, nhưng bên cạnh đó cũng có khả năng xảy ra một số rủi ro như trời mưa bất chợt, gió to hoặc có bão… Vậy nên, là người làm event chuyên nghiệp, bạn nên chuẩn bị một số phương án dự phòng.
Địa hình
Vì sự kiện cần phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời và sắp xếp bàn ghế, khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây. Những resort có nhiều cây cối và khu vực nhà phía sau sẽ phần nào chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài với địa hình bằng phẳng thì càng tốt.
Địa hình là yếu tố không thể bỏ qua
Tổ chức tiệc
Khâu tổ chức sự kiện ngoài bờ biển sẽ khá khó khăn vì gió, cát, sương,… để đảm bảo vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn cũng sẽ khó hơn rất nhiều. Để khắc phục tình trạng này, bạn cần phải có một đội ngũ nhân sự tận tâm, nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm với công việc.
Thi công, set up
Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn sẽ gặp phải trong việc thi công. Việc set up cho một event ngoài biển sẽ tốn rất nhiều công sức và mất khá nhiều nhân lực cũng như thời gian. Vậy nên bạn cần phải lưu ý vấn đề này để tìm cho mình một êkip làm việc thật ưng ý và hiệu quả.
Khách mời
Thành công hay thất bại của bữa tiệc sẽ được khách mời đánh giá một cách chủ quan. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng cần phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hoặc tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi mạnh. Vậy nên, để làm hài lòng được tất cả các khách mời, bạn cần thông báo trước về địa điểm sẽ diễn ra sự kiện để họ sắp xếp và chuẩn bị những thứ cần thiết.
Phương án dự phòng
Chính vì sự kiện được tổ chức ngoài biển sẽ có thể gặp nhiều rủi ro nên chuẩn bị sẵn sàng phương án dự phòng là điều không bao giờ thừa. Hãy luôn luôn chuẩn bị và sẵn sàng đối phó với những sự việc có thể sảy ra để góp phần mang đến một sự kiện hoàn hảo nhất cho khách hàng bạn nhé. Bên cạnh đó, khâu quản lý cũng vô cùng quan trọng. Bạn cũng nên giới hạn khu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hoặc bằng hoa cài áo đặc trưng hoặc những vật lưu niệm đeo tay, để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.
Nếu lưu ý một số vấn đề này và thực hiện chúng cẩn thận thì bạn không có gì phải lo ngại về buổi sự kiện được tổ chức ngoài trời sắp tới. Chúc bạn có thể sắp xếp mọi thứ thật logic và sáng tạo nhé!
>>> Tham khảo: Những món ăn tráng miệng ngọt ngào cho thực đơn tiệc cưới đến từ Minacookie
>>> Tham khảo: Những món ăn hấp dẫn từ cua cho thực đơn tiệc cưới đến từ Minacookie
>>> Tham khảo: Những món ăn hấp dẫn từ tôm cho thực đơn tiệc cưới đến từ Minacookie