Kinh nghiệm hữu ích khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Những sự kiện thường niên như lễ tổng kết, tất niên,… là hoạt động không còn quá xa lạ đối với các công ty, doanh nghiệp ngày nay. Và một trong số những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, đó chính là địa điểm tổ chức sự kiện. Hiện nay, tại các thành phố lớn như TP. HCM đang dần có nhiều nơi cho thuê địa điểm. Tuy nhiên, để giúp bạn lựa chọn được vị trí tổ chức hợp lý nhất, chúng tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm ở dưới đây.
1. Vị trí địa lý
Địa điểm tổ chức sự kiện là cái nhìn đầu tiên của khách mời, người tham gia đối với sự kiện. Là bộ mặt của ban tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Do vậy, trong quá trình khảo sát địa điểm, bạn nên chú ý những vấn đề sau đây:
- Địa điểm diễn ra sự kiện không nên quá xa khu vực trung tâm thành phố.
- Ưu tiên gần bến xe buýt, sân bay, nhà ga,… nếu đối tượng tham gia là những người ở xa.
- Ở vị trí mặt tiền, nằm ở trục đường chính để thuận tiện bắt xe taxi và dễ tìm kiếm
- Nằm gần khu vực trung tâm thương mại lớn để dễ dàng thu hút nhiều người.
- Có bãi đỗ xe rộng rãi, diện tích đủ rộng để chứa đủ số lượng xe của người tham gia.
- Tránh thuê những khu vực có vị trí giao thông thường tắc nghẽn vào giờ cao điểm.
2. Bố cục không gian nơi tổ chức
Để lựa chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn nên hiểu rõ tính chất của buổi lễ. Đối chiếu với kế hoạch tổ chức để chọn lựa địa điểm có diện tích, không gian sảnh chính, không gian xung quanh, sơ đồ tổng thể của tòa nhà muốn thuê,… để chọn lựa vị trí tổ chức hợp lý.
Bên cạnh đó, bạn nên xem xét kỹ những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức, để xem có thể kết hợp với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không. Cụ thể:
- Phong cách kiến trúc của tòa nhà, bố cục tổng thể của địa điểm cho thuê.
- Tông màu chủ đạo của địa điểm.
- Kích thước của địa điểm: chiều cao, chiều rộng, cổng ra vào,…
- Sức chứa của sảnh chính – nơi diễn ra sự kiện
- Xem cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí của khán giả, có các cột trụ che khuất tầm nhìn của khách tham dự không, để kịp thời có phương án thích hợp.
3. Mức độ an toàn
Để kiểm soát được những rủi ro có thể xảy ra, bạn nên lường trước mức độ an toàn của địa điểm như:
- Hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy và công tác xử lý cháy nổ của bên cho thuê địa điểm.
- Lối thoát hiểm, số lượng cầu thang bộ khi có sự cố, cách sơ tán khi có hỏa hoạn.
- Có trụ sở công an, trạm y tế, bệnh viện ở gần đó hay không
4. Những yếu tố tiện nghi của địa điểm
Cơ sở vật chất cũng là một trong những yếu tố để đánh giá về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, bạn nên chú ý đến các yếu tố tiện nghi cần thiết như:
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình,…
- Sân khấu, khu vực hậu trường, bàn ghế còn nguyên vẹn
- Có các dụng cụ trang trí cơ bản như khăn trải bàn, hoa để bàn, nơ ghế…
- Công suất điện có đủ lớn để tải xuyên suốt buổi lễ không, phía bên cho thuê có dự trù máy phát điện không?
- Những thiết bị, dụng vụ và dịch vụ nào được cung cấp miễn phí khi thuê địa điểm?
- Hệ thống máy chiếu, màn hình, những vật dụng khác như giấy bút đi kèm có đầy đủ không?
- Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng.
5. Chi phí cho thuê
Bạn nên khảo sát giá trung bình thông qua nhiều địa điểm để chọn ra được nơi có mức giá phù hợp nhất. Khi xem xét giá cả, bạn cần tìm hiểu các chi phí đi kèm, bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện: theo ngày hoặc theo giờ. Nếu theo giờ thì có tính phí chuẩn bị sự kiện hay không.
- Phí dịch vụ đi kèm và phí phục vụ khác như: gửi xe, nhân viên phục vụ…
- Phí hoa hồng
- Phí quản lý thông thường 5%
- Thuế VAT 10%
- Chi phí có tăng giảm theo giờ cao điểm hay cuối tuần, ngày lễ hay không.
Trên đây là những kinh nghiệm trong quá trình đi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng, qua bài biết này, bạn sẽ thấy hữu ích và áp dụng thành thục vào trong thực tế.