Các bước tạo sự kiện ra mắt tại trung tâm hội nghị chuyên nghiệp

Sự kiện ra mắt sản phẩm là một sự kiện quan trọng trong hoạt động thúc đẩy doanh thu sản phẩm mới của doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể tổ chức một sự kiện ra mắt tại trung tâm hội nghị một cách chuyên nghiệp nhất. Đây là kinh nghiệm mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn để hỗ trợ tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh chỉ trong vòng 6 bước ngắn gọn. 

Bước 1: Lên danh sách khách mời 

Trung tâm hội nghị là điểm tổ chức nhiều sự kiện ra mắt với sự tham gia của nhiều KOLs

Với chương trình ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp cần lựa chọn khác mời phù hợp như báo chí, đối tác, các khách hàng, cũng như các khách mời là người nổi tiếng liên quan để quảng báo cho sản phẩm.

Quá trình lên danh sách khách mời cần gửi thiệp mời cần được thực hiện trước ít nhất 2 tuần. Đây sẽ là thời gian hợp lý để các khách mời có thể sắp xếp lịch trình, công việc của mình để tham gia.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm 

Nên ưu tiên các địa điểm có vị trí địa lý thuận lợi

Địa điểm tổ chức là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của buổi lễ ra mắt sản phẩm. Bạn nên căn cứ vào những yếu tố sau: 

• Căn cứ vào số lượng khách mời sẽ đến
• Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có vị trí thuận tiện
• Ưu tiên các trung tâm hội nghị có cơ sở vật chất hiện đại, không gian rộng rãi

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện tại trung tâm nhà hàng tiệc cưới Riverside Center

Bước 3: Lên ý tưởng cho sự kiện 

Một ý tưởng độc đáo thu hút sự chú ý chính là một linh hồn của các sự kiện. Luôn đảm bảo sự thống nhất về thiết kế, trang trí, không gian, các tiết mục trong cả chương trình sẽ giúp cho bạn thể hiện được hết những ý đồ mà ý tưởng bạn muốn truyền tải đến người xem. Ưu tiên các ý tưởng gắn liền với sản phẩm để làm nổi bật ưu thế của sản phẩm. Ví dụ như đối với lễ ra mắt mĩ phẩm dành cho phái nữa, bạn có thể lựa chọn concept màu hồng nữ tính. 

Bước 4: Lựa chọn thời gian

Hãy ưu tiên lựa chọn các khung giờ vào cuối tuần như thứ 7 chủ nhật, các buổi chiều tối sẽ khiến thuận tiện hơn cho khách mời.

Đừng để chương trình diễn ra quá dài, điều đó sẽ gây cảm giác nhàm chán. Thời lượng phù hợp nhất để kéo dài là 90 – 120 phút, đây là khoảng thời gian đủ để bạn có phần giới thiệu thông tin về sản phẩm cũng như tạo điều kiện cho khách trải nghiệm trực tiếp sản phẩm

Bước 5: Tiến hành truyền thông cho sản phẩm và sự kiện

Đẩy mạnh hoạt động truyền thông trên nhiều kênh quảng báo

Với một sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì điều cần làm là đẩy manh truyền thông trong toàn bộ quá trình của sự kiện. Các phương tiện truyền thông mà bạn có thể sử dụng vào đem lại hiệu quả cao là các mạng xã hội như facebook, instagram, ảnh hưởng của các KOLs,…

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể tăng cường việc quảng bá thông qua báo chí, tivi…. Đây là các phương tiện truyền thông đại chúng tiếp cận được rất nhiều người và rất phổ biến, chắc chắn sẽ góp phần tăng cường uy tín cho sự kiện.

Bước 6: Đánh giá, tổng kết kết quả của sự kiện

Đây là bước quan trọng để tổng kết, đánh giá lại kết quả của sự kiện đã diễn ra. Thu nhập các ý kiến phản hồi để xác định được các ưu nhược điểm của dòng sản phẩm mới. Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp, đưa ra các chiến lược đúng đắn để sản xuất kinh doanh trong tương lai.

Mỗi bước trong quá trình được chia sẻ ở trên đều cần được chăm chút và đầu tư. Điều đó, sẽ làm cho chương trình trở nên hoàn hảo hơn chuyên nghiệp và ấn tượng hơn với khách hàng. Mong rằng với những gì chúng tôi đã chia sẻ bạn có thể xây dựng được một kế hoạch tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị một cách đơn giản nhất.