Mẫu thư mời hội nghị khách hàng gồm những gì?

Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng của mỗi công ty. Vì vậy trong từng chi tiết nhỏ đều phải chuẩn bị tỉ mỉ để không làm mất đi sự chuyên nghiệp và hình ảnh của doanh nghiệp. Thư mời hội nghị là một trong những yếu tố đầu tiên thể hiện cho sự chu đáo và bộ mặt của công ty, do đó phải được xem xét kỹ lưỡng. Vậy với một thư mời cần có những nội dung gì? Hãy tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!

Tên khách hàng, đối tượng tham dự hội nghị khách hàng

Trong thư mời tên của đối tượng tham dự cần phải nêu rõ ràng. Theo đó, các công ty, doanh nghiệp cần ghi tên khách hàng, những cá nhân, tập thể được mời đến sự kiện. Cần ghi rõ họ tên, công ty, ban ngành để giúp doanh nghiệp phân loại rõ các đối tượng tham dự, tránh thiếu sót đồng thời cũng thể hiện được sự tôn trọng của mình dành cho những khách mời. 

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị cho khách hàng

Cần ghi rõ tên của khách mời

Tên công ty tổ chức, tên chương trình hội nghị

Bên cạnh việc viết rõ tên của khách mời, doanh nghiệp cần nêu rõ tên của doanh nghiệp cũng như chương trình trong mẫu giấy mời tham dự. Việc đề cập tên của công ty, doanh nghiệp sẽ giúp khách mời xác định được mình tham gia buổi hội nghị của tổ chức nào. Nội dung chương trình sẽ bao gồm những gì từ đó có những chuẩn bị khi tham dự cũng như tránh nhầm lẫn khi đến địa điểm tổ chức sự kiện. 

Địa điểm, thời gian tổ chức

Đây là phần quan trọng và không thể thiếu trong thư mời hội nghị. Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần phải được nêu rõ ràng, cụ thể để khách mời có thể dễ dàng nắm rõ thông tin của sự kiện để từ đó sắp xếp thời gian tham dự cũng như xác định địa điểm để di chuyển. Thời gian phải bao gồm ngày, giờ tổ chức cụ thể. Địa điểm tổ chức phải ghi rõ tên của trung tâm tổ chức, tên đường, quận, huyện,… Càng những thành phố lớn thì doanh nghiệp cần phải ghi đầy đủ và rõ ràng để tránh việc khách mời đi nhầm trung tâm tổ chức.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị dành cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Địa điểm, thời gian là phần quan trọng trong thư mời hội nghị khách hàng

Nội dung tóm tắt của chương trình hội nghị

Bên cạnh những thông tin cơ bản, doanh nghiệp cũng cần phải đề cập một vài nội dung chính của buổi hội nghị. Việc này sẽ giúp cho khách mời hình dung được những thông tin mình sẽ nhận được khi tham dự hội nghị và giúp họ có thể chuẩn bị một số tài liệu cần thiết, một vài phương tiện (giấy, bút, laptop,…) cũng như những câu hỏi giải đáp thắc mắc khi tham dự sự kiện. Từ đó, giúp khách mời dễ dàng đưa ra ý kiến đóng góp để khiến hội nghị được diễn ra sôi nổi, hiệu quả và thành công hơn. 

Thông tin liên hệ

Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng cần được nêu rõ trong thư mời hội nghị. Thông tin liên hệ sẽ bao gồm những yếu tố như: Số điện thoại, email, địa chỉ làm việc của công ty, website,… Việc đưa ra những thông tin liên hệ cụ thể sẽ giúp khách hàng có cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về công ty cũng như thông tin về buổi hội nghị mà mình sắp tham dự. Bên cạnh đó, nếu họ cần bất cứ sự hỗ trợ nào thì cũng sẽ dễ dàng liên lạc với doanh nghiệp để được tư vấn trực tiếp từ bộ phận quản lý, tổ chức hội nghị của công ty. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn

Cần điền thông tin liên hệ để tiện cho khách mời

Thông tin bổ sung

Ngoài những nội dung cơ bản trên, nếu có thể doanh nghiệp nên bổ sung thêm một vài thông tin khác để cụ thể hoá chiếc thiệp mời của mình. Đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của công ty. Theo đó, những thông tin mà công ty có thể thêm vào như:

• Bản đồ chỉ dẫn đến địa điểm tổ chức sự kiện
• Sơ đồ bố trí vị trí ngồi của khách mời
• Quy định trang phục cho buổi lễ
• Quy định phải mang thiệp mời khi đến tham dự buổi lễ

Tuỳ từng tính chất của hội nghị khách hàng để có những thông tin bổ sung phù hợp

Trên đây là những nội dung cần thiết phải có trong mẫu thư mời hội nghị khách hàng. Bên cạnh việc đảm bảo phải có những yếu tố trên, doanh nghiệp cần phải chú trọng việc thiết kế mẫu mã thư mời sao cho thật trang trọng, lịch sự. Bởi thư mời chính là yếu tố tạo nên bộ mặt của công ty nên phải được chú trọng để bước đầu tạo ấn tượng tốt cho khách mời. Nếu doanh nghiệp đang tìm đến một địa điểm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, uy tín thì có thể tham khảo Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole. Đây không chỉ là địa điểm có sảnh tiệc sang trọng, đa dạng mà còn có chi phí hợp lý, quy trình phục vụ chuyên nghiệp. Chắc chắn sẽ mang đến một buổi sự kiện hoành tráng và trang trọng cho công ty.