Tổng hợp 4 sai lầm phổ biến nhất khi tổ chức hội nghị khách hàng

Tổng hợp 4 sai lầm phổ biến nhất khi tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng từ lâu đã trở thành hoạt động quan trọng và được tổ chức thường xuyên tại các công ty, doanh nghiệp. Đây không chỉ là dịp để công ty gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, thu hút khách tiềm năng mà còn giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ hiệu quả. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp khi tổ chức vì còn thiếu kinh nghiệm nên đã mắc phải những sai lầm khiến buổi tiệc không được tổ chức thành công. Dưới đây là 4 sai lầm phổ biến nhất chúng tôi đã tổng hợp được, hãy tham khảo để tránh mắc phải nhé!

Hội nghị khách hàng từ lâu đã trở thành hoạt động quan trọng

Hội nghị khách hàng từ lâu đã trở thành hoạt động quan trọng 

Trông chờ “Hữu xạ tự thiên hương”

Có rất nhiều những doanh nghiệp dành phần lớn thời gian và công sức để lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Phân công rõ ràng công việc cần làm từ lúc vừa lên ý tưởng cho đến khi sự kiện được diễn ra, thế nhưng lại bỏ qua một bước quan trọng đó là quảng bá cho sự kiện. 

Hội nghị là dịp để doanh nghiệp tương tác và xây dựng những kết nối cảm xúc với khách hàng. Vì vậy, số lượng người tham dự sẽ là thước đo để doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của buổi hội nghị cũng như giúp cho việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ được diễn ra rộng rãi. Do đó, bên cạnh việc làm tốt những công việc chuẩn bị chu đáo, người tổ chức cần bỏ thời gian, công sức và chi phí cho hoạt động truyền thông. Với sự phát triển của công nghệ số như ngày nay, doanh nghiệp không nên phụ thuộc vào một nền tảng duy nhất mà cần quảng bá rộng rãi trên đa kênh, đa phương tiện để tối ưu hoá khả năng tiếp cận của khách hàng. 

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại TPHCM

Muốn tổ chức hội nghị thành công cần thực hiện hoạt động quảng bá rộng rãi

Muốn tổ chức hội nghị thành công cần thực hiện hoạt động quảng bá rộng rãi

Không yêu cầu rõ ràng về địa điểm, thiết bị khi tổ chức hội nghị khách hàng

Nhiều người khi đảm nhận trách nhiệm tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp thiếu khả năng trình bày vấn đề cũng như mô tả nhu cầu của họ. Dường như họ không thể đưa ra những yêu cầu cụ thể về địa điểm, sảnh tiệc cũng như những thiết bị kỹ thuật cần dùng cho hội nghị. Việc này dẫn đến việc địa điểm tổ chức không phù hợp, những thiếu sót về hạ tầng như thiết bị âm thanh, ánh sáng không đủ chuẩn, sân khấu không đáp ứng yêu cầu của buổi tiệc,… 

Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, khi lên kế hoạch cho hội nghị bạn cần bỏ nhiều thời gian để nghiên cứu những thông tin về các thiết bị để có sự lựa chọn phù hợp, bên cạnh đó cần trực tiếp khảo sát những địa điểm tổ chức hội nghị để có thể lựa chọn chính xác sảnh tiệc tổ chức. Bạn có thể liệt kê rõ ràng những yêu cầu cho buổi hội nghị và nhờ sự tư vấn của nhân viên nhà hàng, khách sạn. Việc thu thập đầy đủ, rõ ràng những yêu cầu cơ bản của sự kiện cũng như thu nạp những thông tin cần thiết sẽ giúp bạn tổ chức một sự kiện trơn tru và ít sai phạm nhiều nhất. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị dành cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Liệt kê những yêu cầu cho buổi hội nghị và nhờ sự tư vấn của nhân viên

Liệt kê những yêu cầu cho buổi hội nghị và nhờ sự tư vấn của nhân viên

Sử dụng “lố” ngân sách 

Mang đến một buổi hội nghị hoành tráng và quy mô lớn chính là điều mà nhiều doanh nghiệp mong muốn làm được. Tuy nhiên, dù có nhiều ý tưởng thú vị đến đâu thì ngân sách vẫn luôn là yếu tố quyết định tất cả. Do đó, người tổ chức sự kiện phải luôn đảm bảo mọi thứ được tổ chức trong phạm vi chi phí mà doanh nghiệp đã đề ra. Một mẹo dành cho bạn đó là ngay khi bắt tay vào việc tổ chức hãy lập kế hoạch phân bổ ngân sách thật phù hợp và dự trù kinh phí cụ thể, rõ ràng nhất.

Bên cạnh những chi phí cho công việc chính cần dành ra một khoản cho những trường hợp phát sinh. Bạn cần đặt thứ tự ưu tiên thực hiện của các phần việc nhằm đảm bảo thực hiện những việc quan trọng càng sớm càng tốt. Việc lập kế hoạch chi phí sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính tốt hơn, tránh lãng phí vào những việc không cần thiết từ đó mang đến hiệu quả cao cho việc tổ chức. Và đừng quên thương lượng với bên cung cấp dịch vụ hoặc hỏi về những chương trình ưu đãi để giảm phần nào chi phí cho sự kiện nhé!

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn

Kịch bản không hướng đến khách mời

Hội nghị giúp doanh nghiệp tiếp cận với những khách hàng mục tiêu từ đó xây dựng lòng tin và ấn tượng tốt cho mỗi người. Từ đó, khách hàng sẽ quan tâm và biết đến sự tồn tại của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp mang đến. Tuy nhiên, một trong những sai lầm lớn nhất về phía doanh nghiệp lại là xây dựng kịch bản mà không đặt trọng tâm vào khách mời. Khiến sự kiện dù được tổ chức hoành tráng đến đâu cũng không chạm đến cảm xúc của người tham dự. 

Vì vậy, mọi yếu tố liên quan đến sự kiện đều phải hướng đến khách mời. Theo đó, người tổ chức cần lựa chọn thời gian và địa điểm sao cho phù hợp nhất với đa số khách mời mục tiêu của mình. Bên cạnh đó, vì đa số mọi người đều thích cảm giác được quan tâm do đó, hãy dành sự quan tâm nhiều nhất có thể đến những vị khách của mình. Có như vậy thì doanh nghiệp mới dễ dàng thuyết phục họ trở thành khách hàng thân thiết của mình. Ngoài ra, hãy tạo cảm giác gần gũi, thân thuộc từ khâu chào đón cho đến lúc khách mời ra về.

Người tổ chức cũng cần biết cách lồng ghép vào kịch bản những ý tưởng độc đáo, mới mẻ để níu chân người tham dự cho đến khi sự kiện được kết thúc. Nói tóm lại, để cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho hội nghị, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ khách mời của mình để có thể đáp ứng những nhu cầu, mong muốn của họ. Và hãy luôn lưu ý rằng đừng quá chú trọng việc thúc đẩy doanh số bán hàng mà xem nhẹ trải nghiệm của người tham dự nhé!

>> Xem thêm: Khám phá sảnh tiệc sang trọng khi tổ chức hội nghị tại Metropole

Kịch bản hội nghị khách hàng cần hướng đến khách mời

Kịch bản cần hướng đến khách mời

Trên đây là những sai lầm phổ biến thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng. Mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp có được những chuẩn bị tốt nhất để tổ chức một buổi sự kiện suôn sẻ, thành công, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Và để mọi thứ được diễn ra trơn tru, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất nhé!