Thông tin cần thiết để chọn được nơi tổ chức hội nghị khách hàng lý tưởng
Đối với những sự kiện hội nghị khách hàng mang yếu tố sang trọng, có tính chất thanh lịch, trang trọng như hội thảo, hội nghị thì các doanh nghiệp/công ty cần lựa chọn địa điểm có tác phong phục vụ chuyên nghiệp từ các công đoạn chuẩn bị đến tổ chức. Để lựa chọn nơi phù hợp với quy mô của sự kiện, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến các bạn những yếu tố thông tin nào cần xem xét trước khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhé!
Vị trí tổ chức sự kiện
Vị trí tổ chức sự kiện
Đối tượng tham gia hội thảo, hội nghị khách hàng đa phần thường là các cán bộ thuộc cơ quan nhà nước, công ty, tập đoàn hay là đại sứ quán quốc gia. Do đó, việc lựa chọn một địa điểm uy tín, chất lượng để tổ chức sự kiện có vị trí trung tâm thành phố Hồ Chí Minh là điều kiện được ưu tiên đặt lên hàng đầu.
Một nơi tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị gần trung tâm của thành phố, của quận sẽ giúp các quý vị khách mời di chuyển nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm hơn. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần xem xét diện tích của bãi đỗ xe, đây là điểm lưu ý quan trọng số 1 tại nơi diễn ra sự kiện. Bởi vì nhu cầu đáp ứng cho khách hàng đến tham dự sự kiện về chỗ đậu xe là vô cùng quan trọng, không đậu xe thì làm sao mà vào hội nghị.
Tùy thuộc vào quy mô sự kiện lớn hay vừa hay nhỏ mà doanh nghiệp/công ty có sự lựa chọn sảnh, hội trường có kích thước, không gian sao cho phù hợp với nhu cầu. Một thuận lợi cho ban tổ chức cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện có số lượng sảnh đa dạng, vì nếu sảnh chung thì rất dễ lầm lẫn, đó là bạn sẽ dễ dàng, linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi vị trí, nếu không may kịch bản chương trình có trục trặc, tổ chức có sự thay đổi.
Xem thêm: Bảy cách để doanh nghiệp thu hút khách hàng khi tham dự sự kiện hội nghị.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất
Trang thiết bị, cơ sở vật chất
Chất lượng âm thanh là yếu tố then chốt, quan trọng nhất nhì khi nhắc đến trong các cuộc hội thảo, hội nghị. Vì tính chất của những sự kiện này là giao tiếp, cần có âm thanh to rõ ràng, để cùng nhau trao đổi và tương tác giữa một với nhiều người liên tục. Do đó, việc cung cấp trang thiết bị của bên tổ chức về âm thanh chất lượng sẽ góp phần làm nên một sự kiện trọn vẹn, thành công mỹ mãn hơn.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, doanh nghiệp nên chú trọng đến dụng cụ, bàn ghế, khăn trải, nơ ghế,… những chi tiết nhỏ thôi, nhưng người tham dự sẽ cảm nhận được sự tinh tế của sự kiến mà người tổ chức đặt cái tâm vào. Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và còn mới để tạo nên sự nghiêm chỉnh, tạo nên phong thái sang trọng cho buổi hội thảo, hội nghị.
Có thể bạn quan tâm: Trung tâm hội nghị được tin tưởng nhất Thành phố Hồ Chí Minh cho các doanh nghiệp.
Thực đơn chiêu đãi
Thực đơn chiêu đãi
Tùy thuộc vào chương trình, và cũng như kịch bản tổ chức mà phần giao lưu của các thành viên sẽ có hoặc không. Tuy nhiên, nếu sự kiện của doanh nghiệp có sự góp mặt của hạng mục chiêu đãi, thì phần thực đơn, các món ăn nhẹ sẽ xuất hiện trong ngày diễn ra hội thảo, hội nghị đều phải để tâm và căn dặn phía đầu bếp lựa chọn kỹ càng.
Thông thường, tiệc giao lưu, chiêu đãi trong sự kiện lớn thì sẽ có 3 lựa chọn: Thực đơn tự chọn, tiệc Buffet hoặc tiệc trà teabreak. Do vậy, khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị thì doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu đáp ứng của nơi tổ chức, đi đến tận nơi để có thể khảo sát chất lượng các món ăn, phục vụ ở đó có chuyên nghiệp và phù hợp với tính chất sự kiện của mình hay không.
Nhân viên phục vụ
Đội ngũ nhân viên phục vụ của bên nhà hàng trung tâm tổ chức sự kiện cũng là một trong những yếu tố làm nên thành công của sự kiện. Đặc biệt, đối với các buổi hội thảo, hay hội nghị có tính trang trọng, lịch sự thì sự phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp của nhân viên là điều cần thiết.
Một buổi sự kiện hội nghị sẽ giúp đem lại thành công cho viên mãn cho công ty bạn hay không còn phụ thuộc vào sự đầu tư và tâm huyết tổ chức. Hãy tìm cho mình một nơi uy tín để trao niềm tin tổ chức hội nghị khách hàng quan trọng.