Những yếu tố cần xem xét khi tìm kiếm trung tâm tổ chức hội nghị

Lựa chọn được trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp, sang trọng và đẳng cấp là một trong những yếu tố góp phần làm nên sự thành công của hội nghị đó.

Địa điểm diễn ra sự kiện là nơi cung cấp một không gian hoàn hảo, chuyên nghịệp cho buổi hội nghị thành công và suôn sẻ nhất. Chính vì vậy, việc lựa chọn được một trung tâm tổ chức hội nghị chất lượng là điều không thể bỏ qua. Dưới đây là những điều bạn cần chú ý khi tìm kiếm một trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện phù hợp cho mình.

1. Địa điểm phù hợp với sự kiện

Lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện là tiêu chí đầu tiên trong tổ chức sự kiện, tùy thuộc vào sự kiện ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường hay tổ chức ở những trung tâm hội nghị hay các chương trình giao lưu hay các ngày lễ nên tìm một không gian khác ở ngoài trời.  Vì vậy, những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

2. Số lượng khách tham dự

Căn cứ vào số lượng khách tham dự cho phù hợp với không gian. Nếu số khách mời lớn thì cần timg một địa điểm rộng rãi thoải mái. Ví dụ với không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, còn với tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 – 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 – 3m2/người.

3. Đối tượng khách tham dự

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đối tượng khách mời tham dự. Ví dụ nếu khách mời của bạn là những người sang trọng thì nơi tổ chức event buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao.

Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.

4. Các dịch vụ đi kèm

Thông thường các địa điểm đều có cung cấp những dịch vụ cộng thêm như ăn uống, hoa trang trí,wifi…Hãy hỏi xem họ có thể hỗ trợ miễn phí hay có tính phí và mức phí như thế nào?

Bên cạnh đó cũng cần khảo sát bãi đậu xe cho cả xe máy và ô tô trong tòa nhà hoặc các bãi gửi xe sơ cua.

Một sự kiện thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức độ cao nhất, điều đó đến từ những điều đơn giản như những dịch vụ đi kèm chẳng hạn.

5. An ninh

Trong lúc khảo sát địa điểm cần quan sát, dò hỏi, đảm bảo rằng địa điểm tổ chức cần có những phương tiện chữa cháy, thoát hiểm, camera theo dõi, hộp cứu thương, máy phát điện. Điều này cực kỳ quan trọng đối với những sự kiện có quy mô lớn. Tóm lại, trong bất kỳ sự kiện nào cũng cần phải đủ 3 lực lượng: cứu hỏa, cứu thương và an ninh.

6. Thanh toán

Cùng với giấy phép cho sự kiện là những bản gốc của hợp đồng đã được ký (cần rõ ràng về về việc thanh toán tiền và những thứ đảm bảo cho việc sử dụng các khu vực để phòng trường hợp có bất kỳ sự tranh chấp nào có thể xảy ra.

Số tiền đặc cọc, thời gian đặt chỗ và gởi tiền đặt cọc, việc bồi thường khi hủy đặt, những điều khoản về việc thanh toán sau chương trình,… là những điều bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng với địa điểm đó.

Hy vọng với những thông tin được nêu ở trên, các bạn đã biết mình cần ghi chú những gì và quan tâm đến những vấn đề gì để có thể tìm kiếm được một trung tâm tổ chức sự kiện, hội nghị chuyện nghiệp và đẳng cấp nhất. Hãy nhớ rằng, một địa điểm tốt sẽ góp phần cho sự thành công của buổi hội nghị của bạn.