Cách sắp xếp phòng họp ở trung tâm hội nghị

Hiện nay, nhu cầu thuê trung tâm hội nghị để tổ chức các sự kiện đang ngày càng phổ biến, vì nhiều công ty không có điều kiện để có các phòng họp có sức chứa lớn.  

Tuy nhiên, việc sắp xếp phòng họp ở các trung tâm hội nghị cao cấp không phải ai cũng biết.  Tùy vào tính chất sự kiện cũng như số lượng khách mời mà sẽ có cách bày trí bàn ghế khác nhau.

Có thể chia thành các kiểu sắp xếp như sau:

1.Kiểu Theatre (Rạp hát)

 Sắp xếp bàn ghế theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mang tính chất trình diễn, thuyết trình. Hình thức này không thích hợp cho các sự kiện có ghi chép.

Đây là một cách bày trí rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.

Tuy nhiên, đây là cách sắp xếp có tính tương tác giữa người nói và người nghe kém.

2. Sắp xếp theo kiểu chữ U

Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, những người khác ngồi xung quanh nghe và cho ý kiến.

Khoảng cách tối thiểu giữa mỗi bàn của người tham dự là 5cm. 

Không nên xếp bàn ghế theo kiểu chữ U cho những hội nghị có hơn 25 người, vì khi đó,  các phần của chữ “U” trở nên quá dài, không thể có sự tương tác tốt của người tham dự.

3.Kiểu Classroom (lớp học)

 Kiểu lớp học tại các trung tâm hội nghị sự kiện này phù hợp cho các sự kiện có ghi chép hoặc dùng laptop. Đây là cách sắp xếp giúp cho khách mời cảm thấy thoải mái khi có ghế và mặt bàn để có thể làm việc trong thời gian dài.

Vì được xếp như lớp học nên khách mời chỉ ngồi phía dưới và hướng tầm nhìn về một hướng là phía người nói. Khoảng cách giữa các bàn là 50-60cm, giữa các dãy là 1m cho người ngồi có thể dễ dàng ra, vảo. Tuy nhiên, càng về phía cuối, các bàn sẽ được xếp sát với nhau, thế nên, bất tiện cho người tham gia.

4.Kiểu Conference (Phòng họp, phòng hội nghị)

Thông thường, kiểu bàn hội nghị sẽ là hình chữ nhật hay hình vuông rỗng, các thành viên ngồi dọc ở hai bên, chủ tọa (giám đốc) sẽ ngồi ở “vị trí chủ tọa” đầu bàn.

Kiểu sắp xếp này thích hợp với những cuộc họp khoảng 15 người.

Lưu ý, nếu số lượng người nhiều hơn, thì người tham dự sẽ khó nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn. Sự tương tác sẽ ị giảm đi.

5.Kiểu bàn tròn

Kiểu bàn này thường sử dụng trong các buổi hội thảo, có ăn uống. Kiểu này có ưu điểm lớn là tăng sự tương tác giữa những người tham gia ngồi cùng bàn. Tuy nhiên, kiểu này chiếm rất nhiều diện tích nên các hội nghị ít chọn.

6. Kiểu bàn tiếp khách  hoặc Cocktail

Kiểu này với bàn thiết diện nhỏ, ít chiếm diện tích, mang phong cách hiện đại, thoải mái nên khách mời có thể thoải mái di chuyển.

Thường được bày trí khi có tiệc tea break hoặc buffet.