3 Điều lưu ý khi tổ chức sự kiện dành cho người chưa có kinh nghiệm?

Bạn đang đảm nhận một dự án có yêu cầu bắt buộc phải lên kế hoạch tổ chức một sự kiện vô cùng quan trọng trong thời gian sắp tới nhưng lại chưa có kinh nghiệm tổ chức lần nào? Bạn băn khoăn lo lắng vì sự kiện lần này có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín làm việc của bạn đối với sếp, đối với đồng nghiệp. Ngoài ra, với ngân sách hiện có bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện nào để có thể tận dụng tối ưu nguồn lực mang lại kết quả tốt nhất?…

Tổ chức sự kiện sao cho tối ưu hóa các nguồn lực có sẵn

Xác định những yêu cầu của sự kiện

Đầu tiên, để đảm bảo kế hoạch của bạn sẽ đi đúng hướng theo mong muốn của sếp thì bạn cần phải tìm hiểu những thông tin mà một sự kiện cần có là gì như quy cách tổ chức, hình thức tổ chức nào là phù hợp. Để xác định đúng những điều đó, bạn cần phải lên danh sách những danh mục yêu cầu và tham khảo thêm một vài lựa chọn đã tìm kiếm để liệt kê ra và tiến hành tham khảo ý kiến, yêu cầu của của sếp càng chi tiết càng tốt. 

Lập danh sách liệt kê những yêu cầu một cách có hệ thống và chi tiết

Ngoài ra, chắc hẳn là sếp của bạn cũng mong muốn sự kiện sẽ diễn ra một cách thành công tốt đẹp cho nên đừng ngần ngại mà hãy thường xuyên trao đổi với sếp những thông tin về sự kiện, cập nhật tình hình kế hoạch để sếp bạn nắm rõ hướng đi và có thể đưa ra những lời khuyên hữu ích, tinh chỉnh cho phù hợp một cách kịp thời.

Lắng nghe tư vấn của những người “có kinh nghiệm”

Những người có kinh nghiệm ở đây có thể là người thân, đồng nghiệp hay những người vô tình đã tổ chức sự kiện cho dù quy mô lớn hay nhỏ, bạn vẫn nên tham khảo ý kiến của họ để rút kinh nghiệm cho bản thân, bởi vì những trải nghiệm đó là những trải nghiệm đáng giá nhất, thực tế nhất và có thể ngăn chặn, giúp ích cho bạn khi gặp phải tình huống xấu xảy ra. 

Bên cạnh đó, nếu xung quanh bạn không có ai đã từng có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì có thể tra mạng để tìm hiểm, tham gia các group nghe chia sẻ của nhiều người, ưu tiên những người đang ở trong địa bàn địa phương để lưu ý tránh xa những nơi tổ chức không uy tín, không đúng yêu cầu.

Nên lắng nghe từ những “người đi trước” để tránh sai sót

Sau khi đã tìm được địa điểm đáng tin tổ chức sự kiện, bên cạnh những yêu cầu mà sếp đưa ra, bạn còn có thể linh động nhờ sự tư vấn của các quản lý tổ chức sự kiện, có nhiều năm kinh nghiệm trực tiếp đối với lĩnh vực này nên sẽ biết cách làm nào là phù hợp, giúp ích cho sự kiện tránh bị sai sót.

Luôn theo dõi, giám sát những công đoạn tổ chức

Sau khi đã tìm hiểu những yêu cầu và lựa chọn được một nơi tổ chức sự kiện phù hợp, để đảm bảo quá trình sự kiện của bạn sẽ được tạo ra một cách suôn sẻ, cách tốt nhất là bạn phải luôn theo dõi, giám sát việc tiến hành tổ chức như thế nào của nơi đảm nhiệm thực thi kế hoạch đó.

Đầu tiên, việc giám sát thường xuyên sẽ giúp bạn sẽ dễ dàng cập nhật tình hình với sếp để điều chỉnh kịp thời như đã nói ở trên. Ngoài ra, bạn có thể phát hiện những sai sót, sai lệch khỏi yêu cầu đã đề ra trước đó mà bên thực thi làm để phản hồi nhanh chóng, sửa lỗi, tránh lãng phí thêm nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, hạn chế chi phí phát sinh có trong ngân sách tổ chức. 

Theo dõi các công đoạn thực hiện tại địa điểm tổ chức sự kiện

Nhìn chung, khi tổ chức sự kiện bạn cần phải đảm bảo thực hiện được những yêu cầu của cấp trên một cách tốt nhất sao cho tối thiểu hóa chi phí nhất để bảo đảm uy tín của bản thân. Ngoài ra, việc lắng nghe những người đi trước tư vấn cũng giúp rất nhiều cho bạn trong việc chuẩn bị quá trình xử lý đối với tình huống phát sinh bất ngờ không lường trước. Trong quá trình tiến hành việc tổ chức, cần có sự thường xuyên theo dõi, giám sát để kịp thời khắc phục, xử lý. Cuối cùng, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside chúc sự kiện của bạn sẽ được tổ chức thành công.